請求書の書き方
上記の様式をダウンロードしてお使いになるか、以下の項目をお手持ちの便箋などに自筆されてください。
- 何が何通必要か（例：戸籍謄本を1通）
- 本籍（番地まで正確にご記入ください）
- 筆頭者の氏名及び生年月日（筆頭者とは、「戸籍の最初に名前が載っている方」です）
- 抄本（戸籍の内の一部の方についてのみのもの）の場合は、必要な方の氏名及び生年月日
- 請求理由及び使用目的（何か参考になる情報がある場合は、この項目に備考として記入してください）
- 請求者の住所（住民登録地）・氏名
- 必要な方との続柄（記入例：請求者の父の戸籍が必要な場合「子」、請求者自身の戸籍が必要な場合「本人」等）
- 日中に連絡のつく電話番号（携帯電話等でもかまいません）
必要なもの
以下のものを同封して市民課宛に送ってください。
- 請求書
- 本人確認書類（マイナンバーカード、運転免許証、保険証等、現住所が記載された書類のコピー）
- 戸籍は戸籍に記載された者又はその配偶者、直系の親族しか請求できません。代理の方が請求される時は必ず委任状を添付してください。
また、自己の権利行使や義務履行のために必要な場合にも請求はできますので、その理由を明らかにして請求してください。（委任状は不要です。）
例えば、自己が法定相続人となる遺産相続の手続きで戸籍謄本が必要な場合に請求することが出来ます。 - 請求される戸籍（改製原戸籍や除籍等）に請求者本人が記載されていない場合、直系の親族である等の関係が分かる書類（戸籍謄本等のコピー）を同封してください。
外国人の方の場合、本人や父母の出生証明書（父母の場合、婚姻証明書でも可）及びその日本語訳文（翻訳者の氏名を記載したもの）を同封してください。 - 証明手数料（郵便局の定額小為替、普通為替又は現金書留）
（注）郵便為替は必ず無記名の状態で同封してください。 - 返信用の切手と封筒（切手を貼り、あなたの郵便番号・住所（住民登録地）・氏名をはっきり書いてください）
（注）切手が不足する場合は、「不足料金受取人払い」で返送します。
手数料について
【証明手数料一覧表】
| 証明の種類 | 手数料 | 備考 |
| 戸籍記録事項証明書（全部・個人） | 1通450円 | 従来の戸籍謄本・抄本に対応するものです。 |
| 除籍記録事項証明（全部・個人） | 1通750円 | 従来の除籍謄本・抄本に対応するものです。 |
| 除籍謄本・抄本 | 1通750円 | コンピュータ化以前から保存されている除籍の証明書です。 |
| 改製原戸籍謄本・抄本 | 1通750円 | コンピュータ化以前のものを含みます。 |
| 戸籍の附票の写し | 1通300円 | 除かれたものを含みます。 |
| 身分証明書 | 1通300円 | 禁治産又は準禁治産の宣告、後見の登記及び破産の通知の有無を証明する書類です。 |
送り先
〒869-2695 阿蘇市一の宮町宮地504番地1 阿蘇市 市民部 市民課 戸籍係 宛
注意
戸籍に記載された者又はその配偶者、直系の親族（身分証明書は本人）しか請求できませんので、「必要なもの」をご覧になられて必要な書類（戸籍謄本等のコピーや委任状）を同封してください。
また、自己の権利行使や義務履行のために必要な場合にも請求はできますので、その理由を明らかにして請求してください。（委任状は不要です。）
例えば、自己が法定相続人となる遺産相続の手続きで戸籍謄本が必要な場合に請求することが出来ます。